Aufgaben
Jeden Tag entstehen in Behörden unzählige Akten, E-Mails und digitale Daten. Doch nicht alles bleibt dauerhaft bedeutsam. Genau hier beginnt die Arbeit der Archive, deren Aufgaben in den Archivgesetzen des Bundes und der Länder festgelegt sind. Dort ist auch klar festgelegt: Allein die Archivarinnen und Archivare entscheiden über die Archivwürdigkeit der Unterlagen und legen fest welches Schriftgut dauerhaft als Teil des gesellschaftlichen Gedächtnisses aufbewahrt wird. Archive sichern so rechtlich relevante Informationen, dokumentieren staatliches Handeln und ermöglichen historische Forschung. Durch ihre vier Kernaufgaben stellen sie sicher, dass wichtige Zeugnisse erhalten, auffindbar und nutzbar bleiben.
Bewertung
Da nicht alle Unterlagen dauerhaft aufbewahrt werden können, treffen Archivarinnen und Archivare eine gezielte Auswahl. Sie prüfen, welche Dokumente langfristig wichtig sind. Die drei entscheidenden Kriterien sind dabei Rechtssicherheit, Transparenz des Verwaltungshandeln und historische Bedeutung. Ziel ist die Übernahme von Unterlagen mit bleibendem gesellschaftlichem und historischem Wert.
Erschließung
Nach der Übernahme werden die Unterlagen für die dauerhafte Aufbewahrung vorbereitet. Dabei werden sie zunächst technisch bearbeitet. Dies bedeutet, dass die Akten gesäubert und von schädlichen Materialien wie Metall und Plastik befreit werden. Danach werden sie „umgebettet“: Die Materialien werden in archivfähige Mappen und Kartons verpackt. Anschließend werden sie geordnet, verzeichnet und erfasst und in die Magazinräume gebracht. Dieser komplette Prozess wird als Erschließung bezeichnet. Dabei entstehen strukturierte Findmittel, zum Beispiel Findbücher oder elektronische Datenbanken. Sie ermöglichen es den Nutzern, nach bestimmten Themen und Vorgängen zu suchen und relevante Archivalien aufzufinden.
Bestandserhaltung
Die Bestandserhaltung hat das Ziel, Archivgut dauerhaft zu sichern. Dazu gehört die Ermittlung von Schadensbildern, also das Erkennen von Schäden an den Unterlagen. Außerdem werden geeignete Maßnahmen eingeleitet, zum Beispiel Restaurierungen, der Austausch von alten Verpackungen oder präventive Maßnahmen wie der Schutz vor Feuchtigkeit, Licht und Schädlingen. So wird verhindert, dass weitere Schäden entstehen. Auch die Notfallplanung hat in den letzten Jahren an hoher Bedeutung in der Bestandserhaltung gewonnen: Durch gezielte Vorbereitung auf Katastrophenfälle wie Unwetter- oder Flutereignisse, soll sichergestellt werden, dass das Archivgut sachgemäß und schnell geborgen werden kann.
Zugang
Archive sorgen dafür, dass ihre Bestände zugänglich werden. Dies geschieht durch die Bereitstellung von Findmitteln wie Findbüchern sowie durch digitale Archivportale, zum Beispiel Arcinsys oder Findbuch. So können Nutzer bereits vor einem Archivbesuch gezielt nach Unterlagen recherchieren und diese – unter Beachtung gesetzlicher Schutzfristen und des Datenschutzes – einsehen.
Ziele
Aus den Aufgaben des Landesarchivgesetz Schleswig-Holstein ergeben sich klare Ziele. Archive sollen durch fachliche fundierte Bewertung Unterlagen dauerhaften Wertes auf die absehbare Ewigkeit hin sichern. Eine systematische Erschließung macht sie auffindbar und nutzbar. Die Bestandserhaltung schützt sie für kommende Generationen. Der geregelte Zugang fördert Transparenz, Forschung und historisches Bewusstsein. Archive leisten damit einen wichtigen Beitrag zu Rechtsstaatlichkeit, Verwaltungskontinuität und dem kulturellen Gedächtnis.